1. OBJETIVO

La presente política muestra el manejo de datos personales de VITTI MEDICAL SPA, nuestra filosofía es proteger su información personal, y ofrecerle mecanismos para que ejerza su derecho de Habeas Data, de acuerdo a la Ley 1581 del 2012. “La privacidad es un derecho y obligación de todos”

  1. ALCANCE

Las políticas de tratamiento de datos personales de VITTI MEDICAL SPA, cubren aspectos administrativos, organizacionales, culturales, comerciales y de control que deben ser cumplidos por la gerencia, empleados, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la empresa.

La política de protección de datos está integrada en los procesos internos y de calidad de la VITTI MEDICAL SPA, así como en la prestación de nuestros SERVICIOS y oferta de PRODUCTOS.

 

  1. TRATAMIENTOS Y FINALIDAD

Toda la información personal sobre la cual realizamos tratamientos[1], así como los tratamientos en sí mismos, cumplen a cabalidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, así como el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

La información personal de nuestras bases de datos, es recolectada a través de los respectivos formatos y canales de recolección de información personal mediante mensajes electrónicos o digitales como: sitios web, Landing Page, Email, WhatsApp, Redes Sociales y/o más escenarios digitales.

Así como en eventos, mediante solicitud personal y llamada telefónica.

Con el fin de obtener la autorización expresa, siempre informamos al titular de acuerdo al principio de libertad, según la normatividad consignada en la Ley, sobre recolección de información personal.

No vendemos o cedemos datos a terceros, cumplimos con los principios de necesidad, finalidad y circulación restringida en el manejo de información.

“COMO REGLA GENERAL SOLO RECOLECTAMOS LOS DATOS NECESARIOS PARA NUESTRA OPERACIÓN Y SERVICIO”.

La información recogida mediante los canales digitales es almacenada en sistemas de computo propios y servicios en la Nube de terceros, así como la física, la cual es digitalizada para luego ser subida a la Nube. Toda esta información es procesada y gestionada en equipos de computo y/o electrónicos para las siguientes finalidades:

* La divulgación y promoción de información de servicios y/o productos relacionados con el portafolio de VITTI MEDICAL SPA, tales como: servicios especializado y tratamientos realizados por especialistas calificados en medicina estética, dermatología, nutrición, tratamientos de rejuvenecimiento facial, depilación, técnicas de reducción y moldeamiento indoloras.

* Para enviar boletines informativos de actualidad y/o tendencias sobre temas relacionados con los servicios, y temas afines de VITTI MEDICAL SPA.

* Para ayudar a cumplir con la finalidad y gestión correcta usamos herramientas tipo CRM, la cual ayudan a la protección de la información.

Le informamos que los datos proporcionados por usted serán incorporados a una base de datos sobre la cual VITTI MEDICAL SPA, será responsable y a su vez el encargado del tratamiento de dichos datos, los cuales se recogen con las finalidades de informar y ofertar los servicios y productos de VITTI MEDICAL SPA.

Nuestros sitios Web cuentan con Cookies y ficheros de actividad que permiten conocer la actividad realizada por los usuarios.

Así mismo, los formularios de captura de los diferentes sitios web de VITTI MEDICAL SPA, llevan registro con fecha, hora, e IP del registro del titular el cual en cualquier momento usted puede revocar, comunicándose vía correo electrónico a: habeasdata@vittispa.com.

 

  1. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR

De acuerdo a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012 sobre Protección de Datos Personales y su decreto reglamentario, los derechos que le asisten a los titulares de la información frente a los cuales VITTI MEDICAL SPA velará para su cumplimiento y garantizar el ejercicio de ellos a los titulares son:

* Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

* Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la Ley.

* Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

* Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

* Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, previa determinación de incumplimiento por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, frente al tratamiento de datos personales.

* Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

* Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.

* Acceso a la información personal, para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se garantice el acceso permanente.

 

  1. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

Para cumplir con el principio de Seguridad consagrado en la Ley 1581 de 2012, le informamos que utilizamos aplicaciones en al nube de terceros que permiten la recolección, almacenamiento y gestión de datos personales, permitiendo el reservorio de bases de datos.

También utilizamos herramientas de gestión, esto para ayudarnos a realizar una efectiva protección de datos personales. Así mismo, utilizamos herramientas para cifrar la información en los casos necesarios.

VITTI MEDICAL SPA utiliza aplicaciones en al nube de terceros que permiten la recolección, almacenamiento y gestión de datos personales, permitiendo el reservorio de bases de datos

 

 

  1. COMUNICACIONES COMERCIALES Y PROMOCIONALES

Como le hemos indicado anteriormente, una de las finalidades para el tratamiento de sus datos personales (en caso de que nos los haya facilitado es para remitirle comunicaciones electrónicas con información relevante y de actualidad de nuestra empresa, así como nuestros productos y servicios). Siempre que realicemos alguna comunicación de este tipo será realizada únicamente a aquellos usuarios que hubieran autorizado previamente la recepción de la misma.

En caso de que no deseé recibir comunicaciones comerciales o promocionales, puede darse de baja del servicio en el hipervínculo dispuesto en los correos electrónicos, o mediante solicitud expresa dirigida a: habeasdata@vittispa.com, asunto: darme de baja.

Así mismo, utilizamos herramientas tecnológicas en donde en la misma comunicación del mail, puede darse de baja para el envió de la información. Ese mecanismo lo puede encontrar en la remisión de la información.

 

  1. OFICIAL O ÁREA DE PRIVACIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

VITTI MEDICAL SPA, establecerá en cabeza del área encargada, la responsabilidad sobre el control en el manejo de datos personales. Esto con el fin de cumplir las obligaciones legales:

* Informar a la Gerencia y a la Junta directiva sobre el manejo de datos personales en la empresa

* Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la aplicación de la política de protección de datos.

* Crear formatos y distintos procedimientos con el fin de aplicar dentro de la compañía la Ley 1581 de 2012.

* Utilizar herramientas tecnológicas para el ejercicio del Habeas Data.

* Cerciorarse que los envíos de información puedan tener la opción de darse de baja; y en el caso de hacer envíos masivos tipo mailing, hacerlo mediante plataformas diseñadas para tal fin.

* Realizar lo señalado en la ley para el cumplimiento de las obligaciones empresariales en la protección de datos.

* Atender las quejas y solicitudes en manejo de información personal.

 

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de VITTI MEDICAL SPA, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:

* Envió de petición escrita en medio electrónico al correo habeasdata@viitispa.com

* Envío de petición escrita en medio físico a la dirección Calle 126A # 7-49, de Bogotá D.C.

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del área competente en los casos que se trate de una consulta, mientras que en los casos que se trate de reclamo se atenderá dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción, quien notificara al titular la recepción de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. BASES DE DATOS IDENTIFICADAS

Con el fin de cumplir con la protección de datos de manera integral, utilizamos herramientas o aplicaciones de terceros en la Nube.

Las bases de datos que arrojan estas aplicaciones, solo recoge datos necesarios como lo son: nombre, correo electrónico, No. de WhatsApp y/o teléfono de contacto. No se recolectan datos sensibles, políticos o religiosos, o de menores de edad. Se cumple con el principio de necesidad, finalidad y Circulación Restringida.

 

  1. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La fecha de entrada en vigencia de las presentes políticas es el 01 de Febrero de 2019. Su actualización dependerá de las instrucciones del oficial de privacidad de VITTI MEDICAL SPA en concordancia con los lineamientos de la Gerencia General, así como de las extensiones reglamentarias que haga la Superintendencia de Industria y Comercio como ente de vigilancia y control.

Se deberá crear en un plazo de 3 meses contados a partir de la entrada en vigencia de estas políticas el organigrama de responsabilidades para la Protección de Datos y Seguridad de la información en los procesos internos de la empresa.

La Gerencia de VITTI MEDICAL SPA deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo funcionario, contratista, aliado se exija la firma y aceptación de la presente política como de los documentos que la complementen. Se establecerá en los procesos internos de las distintas áreas, las cláusulas, anexos, o procedimientos para asegurar la protección de la información y de los datos personales.

 

  1. ROL EN EL TRATAMIENTO Y CONTACTO

VITTI MEDICAL SPA con domicilio social en la ciudad de Bogotá D.C, expide las presentes Políticas de Tratamiento de Información, en cumplimiento de la Constitución y la Ley 1581 de 2012, así como su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así mismo se manifiesta que VITTI MEDICAL SPA asume el rol de responsable y encargado del tratamiento de los datos personales, así como los deberes impuestos por la legislación para este rol dentro del tratamiento.

 

Los datos de contacto para el ejercicio de derecho de Habeas Data son:

Dirección física: Calle 126A # 7-49, de Bogotá D.C., de Bogotá D.C.

Correo Electrónico: habeasdata@vittispa.com

POLÍTICAS APROBADAS POR LA DIRECCIÓN ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN 01 DE FEBRERO DE 2019

 

[1] Por la naturaleza de nuestros servicios los cuales pueden ser denominados con la palabra tratamientos, se aclara que para el presente documento de Políticas de Protección de Datos Personales, las palabras tratamiento o tratamientos, hacen referencia y se utiliza de acuerdo al significado que le da la Ley 1581 del 2012, y su extensión semántica ante el uso que le da la Superintendencia de Industria y Comercio.